Wrocław Pierwszy

Od 16 marca 2017r. trwa największe święto kreatywnej edukacji w Polsce – Olimpiada Destination Imagination 2017. Ta ogromna impreza zgromadziła w Hali Stulecia we Wrocławiu 4 tysiące ludzi – dzieci, młodzieży i ich trenerów i nauczycieli z całego świata. Wrocław jako jedyna gmina w Polsce wprowadziła do przedszkoli i szkól innowację pedagogiczną, która obejmuje dodatkową lekcję w planie lekcji każdego tygodnia – lekcję kreatywności. I ten projekt otrzymał złoto jako najlepszy projekt we wszystkich trzech obszarach: przywództwo i ludzie, procesy i zasoby niezbędne do zarządzania projektami oraz cele pozytywnie oceniane nie tylko przez samą organizację, ale również przez innych interesariuszy projektu.

W listopadzie 2016 r. odbyła się w Warszawie Gala International Project Management Association IPMA Polska, podczas której wręczono nagrody za najlepsze zarządzany projekt – Polish Poject Excellenece Award. Jedną z nagród – Grand Prix w kategorii projekty społeczne – otrzymał Urząd Miejski we Wrocławiu. I nie było by w tym nic nadzwyczajnego, gdyby nie fakt, że w historii polskiej nagrody od 2007 r. jest to pierwszy przypadek, gdy na podium stanęła administracja.

„Polo-project”

Od lat narzekamy, że projekty realizowane w administracji są realizowane byle jak. Bylejakość jest tym miejscem, gdzie cena a nie jakość decyduje o zawarciu kontaktu, gdzie efekty kiepskiej jakości widać bardzo szybko, gdzie pieniądze wydawane są bez celu, bez obliczenia, jakie rzeczywiste korzyści przynoszą inwestycje i projekty w administracji. Do tego rzadko można zobaczyć projekty, które zakończyły się bez opóźnień, do których nie trzeba „dołożyć” z powodu błędnego oszacowania pierwotnego budżetu lub obsługi zmian lub ryzyka, którego nikt nie bierze pod uwagę. Projekty i zarządzanie nimi? Administracja przestaje być wprawdzie miejscem, gdzie pokutuje przeświadczenie, że „jakoś to będzie”, jednak zatrudnianie dedykowanych wykwalifikowanych project managerów (kierowników projektów) jest niestety nadal trudne do zaakceptowania.
Pewne dobre zmiany w tym obszarze przyniosły projekty unijne, gdzie precyzyjne (a nawet zbyt precyzyjne) określanie celów, wskaźników i mierników realizacji projektu dały początek myśleniu, że projekt realizuje się po coś. Niestety system przygotowania projektów, a raczej wniosków, doszedł do absurdu w latach 2007-2013. Monitorowanie realizacji projektu i osiąganie wskaźników kojarzy się z tworzonymi pro forma bezsensownymi dokumentacjami, tendencyjnymi „ankietami” i „dowodami”, które rzadko służą do rzeczywistego dalszego zarządzania organizacją i doskonalenia w zarządzaniu nie tylko projektami. A w urzędach nawet tych najmniejszych każdego roku realizacje się od kilkudziesięciu do nawet kilkuset projektów. Właściwe monitorowanie i ewaluacja procesów to kopalnia wiedzy i wstęp do jakości w zarządzaniu.

Własne rozwiązania

Na tle „jakoś” realizowanych projektów wyróżnia się zatem Urząd Miejski we Wrcoławiu, który wdrożył przemyślaną, logiczną, spójną metodykę zarządzania projektami. Takie podejście do zarządzania dało rezultaty bardzo szybko. Dedykowani project managerowie współpracując w zespołach horyzontalnych wśród pracowników urzędu doprowadzają przedsięwzięcia metodycznie do końca generując oszczędności oraz osiągając cele i strategiczne korzyści założone przez kierownictwo urzędu. Nie jest to żadna z najbardziej znanych metodyk, ale stworzona na miarę własnych potrzeb, oparta na własnych doświadczeniach, własnych procesach i procedurach istniejących w urzędzie metodyka zarządzania projektami o różnorodnym zakresie i skali oddziaływania oraz złożoności.
Na potrzeby obsługi projektów powołano Biuro Zarządzania Projektami z wysoko wykwalifikowanymi project managerami. Wzmocniono zasoby wewnętrzne urzędu inwestując we wdrożenie i szkolenie kadry w system zarządzania projektami, który odpowiada działaniom administracji i mieści się w przepisach prawa, które obowiązują różne wydziały i biura w jednostce samorządu terytorialnego, również w jednostkach administracji publicznej poza urzędem.

Nowoczesne przywództwo

Co ciekawe, rozwiązanie to nie jest obowiązkowe dla wszystkich projektów. Kierownictwo określiło, które projekty powinny być w jednolitym systemie zarządzania projektami, a które – z reguły powtarzalne o mniejszej złożoności i mniejszym zasięgu oddziaływania – mogą pozostać w wydziałach merytorycznych. Jeśli wydziały chcą, aby profesjonalni project managerowie przejęli realizację nawet małego projektu – mogą to zlecić do Biura Zarządzania Projektami i coraz częściej tak się dzieje, co dowodzi, że wdrożenie systemu zarządzania projektami nie zostało potraktowane jako ciało obce odrzucone przez organizację, a wręcz przeciwnie - zmiany zostały przyjęte i coraz więcej szefów komórek organizacyjnych urzędu decyduje się na profesjonalizację działań projektowych.
Należy podkreślić tu rolę przywództwa i działania liderów urzędu na rzecz zmiany w organizacji. Nie jest możliwa tak duża zmiana w zarządzaniu organizacją bez poparcia i aktywności najwyższego kierownictwa urzędu.

Zasłużona nagroda

Nie dziwi więc przyznana nagroda w konkursie Polish Project Excellence Award IPMA Polska. Jak sami zainteresowani podkreślają, wygrana w konkursie Polish Project Excellence Award to wielkie wyróżnienie dla Biura Zarządzania Projektami oraz ogromny prestiż dla organizacji. Zwycięstwo pokazuje, że Miasto Wrocław realizuje projekty na najwyższym, konkurencyjnym dla sektora prywatnego poziomie. Sam proces oceny to nie tylko raport, to praca asesorów na miejscu realizacji projektu. Kilkudniowy assessment kończy się raportem, który określa te elementy, które w organizacji są najlepsze i te, które są do doskonalenia. Raport jest materiałem do pracy nad dalszym udoskonalaniem funkcjonowania systemu zarządzania projektami w organizacji.

Jakie korzyści to przynosi organizacji?

Zmienność, z jaką przychodzi nam dzisiaj realizować przedsięwzięcia wymagają innego sposobu realizacji, myślenia i podejścia do budżetu, czasu, zasobów i jakości działań i osiąganych celów. Skuteczne zarządzanie projektami łączy w sobie wszystkie te elementy. Jest nastawione na maksymalizowanie sukcesu, a nowoczesna administracja potrzebuje sukcesów, aby spełniać swoją rolę w społeczności lokalnej. Zarządzanie projektami nie jest już trendem, a kluczowym elementem strategii organizacji.

Trwa ładowanie komentarzy...